Lo que hace una persona en la portería durante su turno, en el orden en que suele pasar: primero mira su panel, luego atiende lo que llega a la puerta (visitantes, vehículos, proveedores, paquetes), después revisa el parqueadero y las llamadas, y siempre sabe dónde queda constancia de todo. Curso de solo consulta: se enseña a leer y encontrar, no a registrar.
Saber, nada más entrar al turno, qué está pendiente y desde dónde se llega a cada tarea
- Para qué sirve
- Es la pantalla de inicio del puesto: reúne los avisos vivos y los accesos a todas las tareas del turno, para no tener que buscar por menús
- Cuándo se usa
- Al empezar el turno y cada vez que se termina una gestión y hay que volver al punto de partida
- Qué se gana
- Evita que algo pendiente se quede sin atender por no haberlo visto
- Error que evita
- Empezar el turno atendiendo la puerta sin mirar el panel, y descubrir tarde que había llamadas de residentes esperando
023 min/porteria/vehiculo Resolver de principio a fin la llegada de un visitante: consultar su placa, ver si viene anunciado y, si no lo está, registrarlo para que el residente autorice
- Para qué sirve
- Es el flujo completo del turno: la pantalla de vehículo dice si la placa es de un residente o de una visita, y la de visitantes muestra quién viene anunciado y permite registrar a quien no lo está
- Cuándo se usa
- Cada vez que un carro se detiene en la entrada y hay que decidir en menos de un minuto
- Qué se gana
- Nunca abres por tu cuenta: la decisión queda respaldada por el residente y con constancia de quién autorizó
- Error que evita
- Dejar entrar por confianza sin registrar, y no poder demostrar después quién entró ni con permiso de quién
033 min/porteria/vehiculo Averiguar si una placa pertenece al conjunto o es de visita antes de abrir
- Para qué sirve
- La pantalla de control de vehículos permite buscar una placa y ver qué se sabe de ella
- Cuándo se usa
- Cuando un carro se detiene en la entrada y hay que decidir en pocos segundos
- Qué se gana
- Se resuelve la entrada sin hacer esperar ni llamar por radio
- Error que evita
- Teclear la placa con espacios o guiones y no encontrar nada, creyendo que el vehículo no está
045 min/porteria/parqueadero Consultar los vehículos que ocupan el parqueadero y filtrarlos por torre, apartamento o placa
- Para qué sirve
- Muestra la ocupación viva del parqueadero y el cobro asociado a cada estancia, con su recibo
- Cuándo se usa
- Cuando alguien pregunta si hay cupo, cuando un visitante va a salir, o al cuadrar el turno
- Qué se gana
- Se responde al instante sin bajar a contar puestos
- Error que evita
- Dejar puesto un filtro de una consulta anterior y creer que el parqueadero está casi vacío
054 min/porteria/novedades Encontrar las llamadas pendientes de residentes y los avisos de convivencia del conjunto
- Para qué sirve
- Reúne lo que los residentes han pedido desde su app y los avisos activos que la portería debe conocer
- Cuándo se usa
- Al inicio del turno y cada vez que el panel marca llamadas esperando
- Qué se gana
- El residente recibe respuesta y queda constancia de que se atendió
- Error que evita
- Confundir un aviso informativo con una petición que espera respuesta, y dejar al residente sin contestación
Entender qué es la minuta digital y qué queda anotado en ella durante el turno
- Para qué sirve
- Es el libro del turno: recoge lo que ha ido pasando para que el turno siguiente y la administración puedan consultarlo
- Cuándo se usa
- Al entregar el turno, y siempre que haya que revisar qué ocurrió en un momento concreto
- Qué se gana
- Respalda al portero: lo que está en la minuta ocurrió y se puede demostrar
- Error que evita
- Suponer que hay que anotarlo todo a mano cuando muchas gestiones ya dejan su rastro solas
074 min/porteria/proveedor Conocer qué datos pide la pantalla de proveedores y a qué destino se le asigna la visita
- Para qué sirve
- Recoge los datos de quien viene a hacer un trabajo y a dónde va: a un apartamento o a zonas comunes
- Cuándo se usa
- Cuando llega alguien a hacer una reparación, una instalación o un mantenimiento
- Qué se gana
- Deja claro quién entró, a qué y por orden de quién
- Error que evita
- Mandar a zonas comunes a alguien que iba a un apartamento concreto, y perder el rastro de a dónde fue
Conocer los datos que pide la pantalla de paquetería y cómo se identifica al destinatario
- Para qué sirve
- Guarda qué llegó, de qué transportadora y para qué apartamento, y avisa a quien lo espera
- Cuándo se usa
- Cada vez que un mensajero deja algo en portería
- Qué se gana
- El residente se entera solo y no hay paquetes olvidados sin dueño
- Error que evita
- Anotar solo la torre y no el apartamento, y acabar con un paquete que nadie reclama
093 min/porteria/emergencia Saber dónde está la pantalla de emergencia y qué tipos de aviso contempla
- Para qué sirve
- Reúne los tipos de emergencia previstos —policía, incendio, médica, seguridad— para no tener que pensarlo en caliente
- Cuándo se usa
- En el peor momento del turno, cuando no hay tiempo de buscar nada
- Qué se gana
- Se llega a la pantalla correcta en un clic desde el panel, sin dudar
- Error que evita
- No saber que existe y perder minutos buscando el teléfono correcto